Электронный документооборот - плюсы и… плюсы

Наталья КОСМАЧЕВА

Учет документов, защита информации, подготовка персонала – проблемы, с которыми постоянно сталкиваются руководители организаций. Как облегчить работу секретарей, специалистов и руководителей – эти вопросы обсуждались на семинаре "Автоматизация документооборота предприятия – теория и практика", который состоялся 5 апреля в ICL-КПО ВС.

Ведущие специалисты компании ICL-КПО ВС и «ИнтерТраст» рассказали собравшимся о системах электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют повысить эффективность работы с документами. Для упрощения системы учета документов, рассылки поручений, повышения эффективности труда,  специалистами компаний «ИнтерТраст» и ICL-КПО ВС разработано решение  Company Media – это трехуровневая модульная архитектура, построенная на основе Lotus Domino и Active Frame. Третьим уровнем в этой системе является прикладная система - база данных. В связи с тем, что в основном системой пользуются развивающиеся или крупные компании Company Media – наиболее оптимальное решение всех проблем с документооборотом. Но небольшие компании тоже могут рассчитывать на оснащение,  для них – Office Media, упрощенный тип решения.

Независимо от версии и типа, все решения включают в себя консалтинг, защиту информации, техническую поддержку и подготовку персонала. Внедрение этих программ также не остается без внимания специалистов компании ICL-КПО ВС.  «Существует возможность значительно снизить затраты на внедрение – сделать это руками своих сотрудников. Поэтому особым спросом пользуется подготовка персонала», - говорит Николай Валовиков, руководитель группы разработки и внедрения СЭД, НТЦ ВС. После обучения специалисты могут самостоятельно внедрять программу и в дальнейшем полученные знания облегчают работу с ней.

Организации, пользующиеся услугами компании ICL-КПО ВС и продуктом Company Media, например ЗАО «Татгазинвест», КБ «Интехбанк»,  отмечают сокращение затрат, повышение качества управления, ускорение информационных потоков в компании.

К сожалению, на семинаре присутствовали в основном руководители организаций, а не секретари. Последние точно сделали бы выбор в пользу электронного документооборота. Во-первых, очень удобно регистрировать все входящие и исходящие документы, объединяя их гиперссылками, а во-вторых, не составляет никакого труда их затем найти.

Надежда Журавлева, специалист компании «ИнтерТраст», а в прошлом секретарь, увлеченно рассказывала, как удобно устроен поиск в Company Media:

- Поиск документа возможен не только по его номеру, дате создания, но и по контексту. Это бывает особенно актуально, когда нужно срочно найти очень важный документ, созданный, скажем,  «примерно в марте – мае прошлого года».

Еще одно несомненное удобство: унификация и единообразие. Пересаживаясь за компьютер коллеги или приезжая в филиал организации, всегда можно загрузить свое рабочее место: для этого достаточно лишь ввести соответствующие логии и пароль. Вы увидите все свои документы, напоминания и даже привычный интерфейс. Еще один плюс - единая система во всех филиалах позволяет получать все документы в режиме реального времени. Как только файл окажется в электронной папке, например, в Казани, его тут же смогут прочесть в Альметьевском филиале. Это очень удобно, учитывая количество документов, теряющихся «по пути», к тому же экономится время.

Кроме экономии времени значительно экономятся и деньги: больше нет необходимости тратится на бумагу, канцелярские принадлежности. Даже отправить и получить факс с Company Media можно электронно.

Еще один значительный плюс, который оценили и руководители и секретари: возможность отсылать по системе напоминания, примечания, приказы сотрудникам. А затем и отслеживать их прочтение и исполнение. «Это очень удобная система управления персоналом.  Сразу видно: чем занят сотрудник, успевает ли он в срок», - говорит Ксения Парменова – инженер-конструктор по ЭД, ICL-КПО ВС. Но не надо думать, что это «Большой Брат», некий аппарат для отслеживания. Это реальная помощь в оптимизации времени и сил коллектива.

Руководитель не может помнить все, поэтому иногда чрезмерно нагружает специалистов. В Company Media все прозрачно и сразу видно, насколько занят человек. Грамотный руководитель уже не станет давать ему очередное задание, а, возможно, передаст часть обязанностей другому.

Немаловажным в документообороте является и конфиденциальность информации. «Company Media обладает рядом функций, позволяющих шифровать определенные файлы и разрешать их чтение лишь определенному кругу лиц. Даже системный администратор, который нередко в организации становится царем и богом, не сможет прочесть непредназначенную ему информацию. Он лишь будет видеть, что документ существует», - говорит Надежда Журавлева, специалист компании «ИнтерТраст».

Семинар был интересен не только «новичкам» электронного документооборота, но и тем, кто давно сотрудничает с компанией ICL. Пользователям  системы электронного документооборота CompanyMedia, была представлена новая версия этого продукта и возможности ее внедрения.