Компания ICL-КПО ВС внедрила электронный документооборот в Астрахани

ОАО "ICL-КПО ВС" завершило крупный проект внедрения системы электронного документооборота  и управления взаимодействием DIRECTUM в администрации губернатора и исполнительных органах государственной власти Астраханской области.

Решение о внедрении системы электронного документооборота было принято в целях повышения оперативности и качества работы с документами, снижения трудозатрат, усиления контроля за исполнением поручений. По итогам тендера, участие в котором приняли 3 IТ-компании, победителем признано астраханское подразделение ОАО "ICL-КПО ВС". 

Проект стартовал в сентябре 2008 года. За четыре месяца специалистами ICL-КПО ВС было проведено предпроектное обследование, разработаны универсальные маршруты движения документов, проведено обучение служащих, произведена установка и настройка системы. Таким образом, в ходе внедрения были автоматизированы ключевые процессы работы с документами и решен ряд поставленных задач: автоматизация делопроизводства и процесса контроля за исполнением, обеспечение анализа работы с документами, повышение уровня надежности хранения и контроля доступа к информации.

- С помощью системы DIRECTUM обеспечено надежное хранение и оперативный доступ к организационно-распорядительной документации, полностью автоматизирована работа канцелярии и такие процессы, как исполнение поручений по входящим документам, подготовка к согласованию исходящих писем, работа со служебными записками, ведение единого архива электронных документов, - рассказывает руководитель направления по внедрению систем электронного документооборота Астраханского представительства ОАО "ICL-КПО ВС" Ирина Максимкина. - Документ, отсканированный и зарегистрированный в электронном журнале, находится в постоянном он-лайн доступе для всех сотрудников, зарегистрированных в системе DIRECTUM и имеющих соответствующие права. В ходе внедрения была проведена модификация системы для адаптации к требованиям документооборота в органах государственной власти, разработано 5 типовых маршрутов, 28 справочников,5 видов карточек электронных документов.

На первоначальном этапе в системе работает 100 человек. Но уже в ближайшее время  количество задействованных в системе сотрудников будет увеличено. С января 2009 года предусмотрено представление консультационно-методических услуг в рамках внедрения системы электронного документооборота. Кроме того, в 2009 году астраханские органы власти планируют расширить автоматизацию посредством использования функционала модулей "Управление договорами" и "Управление совещаниями", рассмотреть вопрос о применении электронной цифровой подписи для визирования документов, а так же обеспечить удаленным сотрудникам доступ к системе через сервер веб-доступа.